Agências e estúdios
Freelancers rotativos, projetos com prazo e custo que precisa fechar por cliente
A base de PJ de uma agência muda todo trimestre. O contrato é curto, o rateio é por projeto e o custo precisa aparecer no cliente certo — sem alguém remontar a planilha a cada fechamento.
- Rateio que já sai pronto
- Por projetoRateio que já sai pronto
- Vigência de semanas, não anos
- Contratos curtosVigência de semanas, não anos
- Entra e sai sem retrabalho
- Base rotativaEntra e sai sem retrabalho
- Para o lote inteiro do mês
- Um pagamentoPara o lote inteiro do mês
O problema da agência não é volume. É rotatividade.
Uma agência de porte médio pode ter quarenta freelancers ativos — e não serem os mesmos quarenta do trimestre passado. Entra um motion designer para uma campanha de seis semanas, sai um redator que terminou o projeto, volta um ilustrador que já trabalhou ano passado.
Isso torna a entrada e a saída as operações mais frequentes, e não as mais raras. Cada uma exige contrato, documentação e cadastro bancário — e é aí que a planilha desmorona, porque ela foi feita para uma base estável.
O segundo problema é o custo. Em agência, o custo de freelancer não é despesa administrativa: é custo direto de um projeto, que precisa aparecer na conta daquele cliente. Quando a classificação é feita à mão no fechamento, o número do projeto sai atrasado e às vezes errado.
Entrada e saída como rotina
Contratar de novo não deveria custar como contratar a primeira vez
Um freelancer que já trabalhou com a agência continua cadastrado, com documentação, dados bancários e histórico. Trazê-lo de volta é criar um contrato novo sobre um cadastro que já existe — não refazer tudo.
E o contrato pode ser curto de verdade: vigência de semanas, com o primeiro e o último ciclo recortados pelo período real. Um contrato que começa no dia 12 não gera um mês cheio de expectativa de nota.
- Cadastro permanece quando o contrato encerra
- Contrato curto com ciclo recortado pela vigência
- Assinatura eletrônica sem custo por documento — contratar 15 custa como contratar 1
- Offboarding suspende acesso e preserva o histórico
Custo por projeto — setembro
Freelancers alocados
Campanha Northwind — Verão
7 freelancers · R$ 68.400,00
Rebrand Atlas
4 freelancers · R$ 39.200,00
Conteúdo Sereno — recorrente
3 freelancers · R$ 18.600,00
Interno — estúdio
2 freelancers · R$ 9.800,00
Rateio herdado do contrato: ninguém classifica linha a linha.
Fechamento
O mês fecha antes de o cliente cobrar o relatório
A cobrança de nota sai da agenda de alguém: quem tem ciclo aberto e não enviou é lembrado por e-mail automaticamente. Isso costuma ser o que mais atrasa o fechamento numa agência, porque freelancer ocupado esquece — e cobrar dele é sempre desconfortável.
Com as notas aprovadas, o custo por projeto já está classificado e o pagamento sai num lote só, em vez de trinta transferências feitas à mão no internet banking.
- Lembrete automático de nota por ciclo em aberto
- Conferência contra o valor combinado no contrato
- Custo por cliente e por projeto sem reclassificação
- Pagamento em lote, com comprovante ligado a cada nota
Perguntas frequentes
Funciona para freelancer que emite uma nota só?
Funciona, com contrato de vigência curta e um único ciclo. Vale a pena principalmente porque o cadastro fica: quando aquele freelancer voltar, seis meses depois, não será preciso pedir documento e dado bancário de novo.
Consigo ver quanto custou cada projeto em freelancers?
Sim. O projeto é uma das dimensões do rateio contábil, junto com centro de custo e departamento. Como a classificação vem do contrato e desce automaticamente para a nota e a conta a pagar, o custo por projeto está disponível sem trabalho adicional no fechamento.
E freelancer sem CNPJ?
O Afflux é desenhado para a relação com pessoa jurídica — contrato de prestação, nota fiscal e pagamento a CNPJ. Contratação de pessoa física por RPA é outro fluxo, com incidências e obrigações diferentes; há um artigo no blog comparando os dois documentos.
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As funcionalidades por trás
Outros ângulos
Feche o mês antes de o cliente pedir o relatório
Conte quantos freelancers giram pela sua agência por trimestre e como o custo por projeto é apurado hoje.