Para o Administrativo
Pare de caçar documento de prestador em e-mail e pasta compartilhada
Um dossiê por prestador com o que existe e o que falta, solicitações com prazo e aviso antes de a certidão vencer — em vez de uma varredura periódica em três lugares diferentes.
- Por prestador, completo
- Um dossiêPor prestador, completo
- Visível, não deduzido
- O que faltaVisível, não deduzido
- Solicitação que se acompanha sozinha
- Com prazoSolicitação que se acompanha sozinha
- Aviso de vencimento com antecedência
- AntesAviso de vencimento com antecedência
O trabalho invisível de manter tudo em dia
A área administrativa costuma ser a última a aparecer no discurso sobre gestão de prestadores e a primeira a sentir quando ela falha. É quem procura o contrato social quando o jurídico pede, quem descobre que a certidão venceu, quem monta a lista de quem ainda não mandou documento, quem responde ao financeiro qual é a conta bancária correta.
Nenhuma dessas tarefas é difícil. Todas são intermináveis, porque a informação está em lugares que não conversam: e-mail, pasta compartilhada, planilha de controle e a memória de quem faz.
O que o Afflux muda não é a tarefa — é a origem dela. Em vez de procurar, você consulta. Em vez de conferir tudo periodicamente, você trata uma fila curta do que realmente exige ação nas próximas semanas.
O que falta, e não só o que tem
A pasta compartilhada guarda; ela não cobra
Um repositório de arquivos é excelente para guardar o que chegou e absolutamente incapaz de dizer o que não chegou. Essa diferença é a origem de quase todo o trabalho administrativo com prestadores.
No Afflux, cada tipo de documento exigido pela sua organização aparece como uma expectativa no dossiê do prestador. O que falta fica visível ao lado do que existe, e a solicitação — com prazo e status — transfere o acompanhamento para o sistema.
- Tipos de documento configuráveis pela sua organização
- Pendências visíveis no dossiê, ao lado do que já foi entregue
- Solicitação com prazo, status e observação
- Envio pelo portal, sem anexo perdido em e-mail
Fila da semana
O que exige ação nos próximos 15 dias
Certidão municipal — Carla Nunes
Solicitada em 25/09 · prazo vencido há 2 dias
Certidão federal — Vértice Engenharia
Válida até 20/10
Contrato — Carla Nunes
Vigência até 13/10
Cartão CNPJ — Northwind Design
Recebido hoje
Quatro itens, não uma varredura em quarenta e oito cadastros.
Consulta em vez de busca
Quando o jurídico pede “tudo do fornecedor X”
A resposta deixa de ser uma varredura em três ferramentas e passa a ser uma tela. Contrato assinado com certificado, documentos de habilitação com data de envio, notas fiscais por competência e comprovantes de pagamento ficam ligados ao mesmo cadastro.
E como cada envio e cada substituição entram numa trilha de auditoria com autor e horário, a pergunta “quem mandou isso, e quando?” também tem resposta objetiva.
- Busca por prestador, tipo de documento e status
- Versão anterior preservada quando um documento é substituído
- Histórico de envio com autor e data
- Encerramento suspende acesso e mantém o dossiê
No dia a dia
Pequenas coisas que somam horas
Detalhes que só aparecem para quem opera a rotina, e que definem se a ferramenta ajuda ou atrapalha.
O prestador anexa sozinho
Quem tem acesso ao portal envia direto no pedido correspondente. Some o vaivém de e-mail com anexo de oito megabytes.
Validade por tipo, não uma regra só
Certidão, apólice e procuração têm prazos diferentes. Cada tipo carrega a própria regra.
Exigência diferente por empresa
A lista de documentos é cadastro da organização. O que uma construtora exige não é o que uma agência exige.
Cadastro sem depender do prestador
Você cadastra e pede documento antes de o prestador ter qualquer conta. A entrada não trava esperando o outro lado.
Substituição mantém o histórico
Documento renovado não apaga o anterior. A versão antiga continua consultável para o período em que valia.
Validação pública de assinatura
Quando um terceiro precisa conferir a autenticidade de um documento assinado, existe uma página pública para isso — sem login.
Perguntas frequentes
Consigo migrar os documentos que já tenho?
Sim. Os documentos podem ser anexados ao dossiê de cada prestador pela sua equipe, sem depender de o prestador reenviar nada. O trabalho de migração é organizar o que você já tem — não coordenar dezenas de pessoas.
E os prestadores que não vão usar o portal?
Funcionam normalmente. O cadastro e os documentos existem independentemente de o prestador ter acesso; nesse caso, alguém da sua equipe anexa os arquivos no dossiê. O portal acelera, mas não é pré-requisito.
O aviso de vencimento chega por e-mail?
A régua de e-mail é focada no que exige ação do prestador — principalmente o lembrete de ciclo de faturamento em aberto. Os vencimentos de documento e contrato aparecem no painel de quem cuida de cadastro, como uma fila curta do que precisa de atenção.
Quantos tipos de documento posso configurar?
Não há um teto prático. A lista é cadastro da sua organização, com obrigatoriedade, validade e exigência de assinatura definidas por tipo.
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As funcionalidades por trás
Outros ângulos
Descubra o que está faltando hoje na sua base
Mostramos como ficaria o seu controle documental — com os seus tipos de documento, as suas validades e o seu volume de prestadores.