Aprovações
Quem confere, quem aprova e o que vira conta a pagar
A conferência é uma etapa; a decisão é outra. O Afflux separa as duas, limita cada gestor aos prestadores da carteira dele e registra cada aprovação com autor e horário.
- O que cada um pode fazer
- Por papelO que cada um pode fazer
- Sobre quais prestadores
- Por carteiraSobre quais prestadores
- Toda decisão tem nome e data
- Com autorToda decisão tem nome e data
- Nota aprovada vira conta a pagar
- Sem redigitarNota aprovada vira conta a pagar
Aprovar não é o mesmo que conferir
Na maioria das operações, quem confere a nota e quem autoriza o pagamento são pessoas diferentes — e por um bom motivo: é um controle interno básico. O problema é que, quando o fluxo mora no e-mail, essa separação existe só na intenção. Na prática, quem confere manda a planilha e quem aprova responde “ok”.
No Afflux, as duas coisas são estados distintos de um mesmo documento. A conferência produz um parecer — inclusive o laudo de consistência gerado por inteligência artificial, quando usado. A aprovação é uma ação com permissão própria, registrada com o nome de quem a tomou.
E a aprovação tem consequência imediata: a nota aprovada gera uma conta a pagar com centro de custo, departamento e projeto herdados do contrato. Não existe um segundo lançamento manual no financeiro.
Como funciona
Da nota recebida ao lote de pagamento
Cada transição é um evento. O estado atual é consequência do histórico, e não um campo sobrescrito.
- 1
Conferência
Valor contra contrato, CNPJ contra cadastro, competência contra o ciclo — com laudo de IA quando a empresa usa.
- 2
Aprovação com alçada
Quem tem permissão e alcança aquele prestador decide. A recomendação da IA não substitui a decisão.
- 3
Conta a pagar
A nota aprovada vira conta a pagar com vencimento e rateio contábil já preenchidos.
- 4
Lote de pagamento
As contas do período entram num lote, quitado de uma vez — ou marcado como pago com comprovante anexado.
Permissão e escopo
Duas perguntas diferentes: o que pode e sobre quem
Quase todo sistema responde à primeira pergunta — o que este papel pode fazer. Poucos respondem à segunda: sobre quais prestadores. E é a segunda que decide se um gestor de operações pode aprovar a nota de um prestador que não é dele.
No Afflux as duas dimensões são independentes. O papel diz que você pode aprovar nota fiscal; o escopo diz que você aprova as notas dos prestadores da sua carteira. Um gestor de carteira é equipe interna com alcance restrito — não é um usuário de portal com privilégios extras.
- Permissões por papel: ler, aprovar, cadastrar, pagar, ver dado bancário
- Escopo por carteira de prestadores, independente do papel
- Regra aplicada na consulta ao banco, não escondida na interface
- Papel e escopo só mudam por quem tem privilégio para isso
Notas aguardando decisão
Carteira de Marina Duarte · 3 pendentes
NF 2026.114 — Bruno Matos
R$ 9.200,00 · 2 divergências no laudo
NF 2026.115 — Ana Ferreira
R$ 8.500,00 · sem divergências
NF 2026.117 — Carla Nunes
R$ 4.100,00 · competência divergente
Prestadores fora da carteira de Marina não aparecem nesta lista — nem com outro filtro.
Contas a pagar
A aprovação já classifica o custo
Centro de custo, departamento e projeto vêm do contrato e descem para a conta a pagar automaticamente. Para quem faz controladoria, isso é a diferença entre exportar um relatório de custo por área com um clique e reconstruí-lo à mão todo mês.
A conta a pagar nasce com vencimento, prestador, nota de origem e rateio. Quando entra num lote, o lote herda tudo isso — e o comprovante volta ligado à mesma cadeia.
- Rateio contábil herdado do contrato, sem reclassificação manual
- Conta a pagar sempre ligada à nota que a originou
- Agrupamento em lote por período, prestador ou centro de custo
- Exportação para conciliação no ERP financeiro da empresa
Lote 2026/10-A
Contas a pagar aprovadas · vencimento 10/10
Tecnologia · Projeto Atlas
6 contas · R$ 52.400,00
Criação · Cliente Northwind
4 contas · R$ 31.900,00
Consultoria · Corporativo
2 contas · R$ 12.200,00
Total do lote
12 contas · R$ 96.500,00
Controle interno
O que sustenta a aprovação quando alguém pergunta
Auditoria não pergunta se o processo era bom. Pergunta quem decidiu, quando e com base em quê.
Trilha imutável
Cada mudança de estado entra numa trilha append-only com o membro que agiu. O que entra nela não sai mais.
A IA recomenda, não aprova
O laudo de consistência é sugestão. A aprovação é um ato humano separado, com permissão própria e registro nominal.
Ação automática também é registrada
Quando uma rotina liquida um lote a partir de um retorno do provedor, a trilha registra o evento sem ator. Uma linha dizendo o que aconteceu é melhor que nenhuma.
Rejeição faz parte do fluxo
Devolver a nota com motivo é um estado, não um e-mail. O prestador corrige e reenvia dentro do mesmo ciclo.
Segredo não entra na trilha
Colunas cifradas e identificadores sensíveis são redigidos no registro de auditoria. A trilha é permanente — e o que entra nela fica.
Plano não bloqueia recebimento
Regra de assinatura nunca entra na autorização de dados. Uma empresa inadimplente não deve ficar impedida de receber a nota do prestador dela.
Perguntas frequentes
Dá para exigir dupla aprovação em valores altos?
A separação entre conferência e aprovação já existe por papel, e o escopo por carteira limita quem alcança cada prestador. Para regras por faixa de valor, converse com a nossa equipe: o desenho depende de como a sua alçada está estruturada hoje.
Um gestor consegue aprovar nota de prestador que não é dele?
Não. O escopo é aplicado na consulta ao banco de dados, e não como filtro de interface — prestadores fora da carteira não aparecem nem com outro filtro, e uma chamada direta ao serviço também é recusada.
A análise por IA aprova automaticamente?
Não. Ela devolve um relatório com as divergências classificadas por severidade e uma recomendação. Aprovar é uma ação separada, tomada por alguém com permissão, e registrada com nome e horário.
Consigo ver o histórico de quem aprovou o quê?
Sim. A trilha de auditoria registra inserção, alteração e exclusão nas tabelas de negócio, com o membro responsável. Ela é append-only: não existe edição nem apagamento do que já foi registrado.
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Antes e depois da aprovação
Governança
Coloque a sua alçada dentro do fluxo
Conte como a aprovação funciona hoje na sua empresa e mostramos como ela ficaria aqui — inclusive o que muda para quem só confere.