Ao contratar um freelancer ou prestador de serviço, a empresa precisa formalizar o pagamento com o documento fiscal correto. Os dois documentos mais comuns são o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica). A escolha entre eles depende do tipo de prestador: pessoa física (autônomo sem CNPJ) ou pessoa jurídica (PJ com CNPJ).
O que é RPA (Recibo de Pagamento Autônomo)?
O RPA é um documento emitido pela empresa contratante para formalizar o pagamento a um profissional autônomo que não possui CNPJ. É a empresa que emite o RPA, não o prestador. O documento registra o valor bruto, as retenções obrigatórias (INSS, IR e ISS quando aplicável) e o valor líquido pago.
O que é NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)?
A NFS-e é emitida pelo prestador de serviço PJ (quem possui CNPJ) através do sistema da prefeitura do seu município. Ela documenta a prestação de serviço, os tributos incidentes e é o documento fiscal oficial para prestações de serviço entre pessoas jurídicas.
Comparativo: RPA vs Nota Fiscal Eletrônica
| Critério | RPA | NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica) |
|---|---|---|
| Quem emite | Empresa contratante | Prestador PJ |
| Para quem é usado | Autônomo pessoa física (sem CNPJ) | Prestador pessoa jurídica (com CNPJ) |
| INSS patronal | 20% sobre o valor bruto (pago pela empresa) | Não há INSS patronal |
| INSS do prestador | 11% retido na fonte (limitado ao teto) | Recolhido pelo próprio PJ via DAS ou DARF |
| IRRF | Tabela progressiva (0% a 27,5%) | 1% a 1,5% retido na fonte (quando aplicável) |
| ISS | 2% a 5% (retido pela empresa) | 2% a 5% (incluso na NF ou retido) |
| Custo total para a empresa | Maior (INSS patronal de 20%) | Menor (sem encargos patronais) |
| Complexidade operacional | Alta (empresa calcula tudo) | Baixa (prestador emite a NF) |
| Risco de vínculo empregatício | Mais alto (pessoa física) | Mais baixo (relação entre PJs) |
Quando usar RPA?
- Contratação pontual de profissional autônomo sem CNPJ
- Serviços eventuais e de curta duração (palestras, consultorias pontuais)
- Quando o prestador não tem ou não quer abrir CNPJ
- Profissionais liberais que prestam serviço como pessoa física
Quando usar NFS-e?
- Prestador possui CNPJ (MEI, ME, EPP, etc.)
- Contratos recorrentes e de longa duração
- Serviços contínuos (desenvolvimento, design, marketing, etc.)
- Quando a empresa quer reduzir custos (sem INSS patronal de 20%)
- Quando o objetivo é evitar risco de vínculo empregatício
O RPA custa até 40% mais caro que a NFS-e para a empresa. Isso acontece porque o INSS patronal de 20% sobre o valor bruto é pago integralmente pela contratante, além das demais retenções. Com PJ (NFS-e), não há INSS patronal.
Exemplo prático: custo de pagar R$ 5.000
| Item | Via RPA (autônomo) | Via NFS-e (PJ) |
|---|---|---|
| Valor bruto do serviço | R$ 5.000,00 | R$ 5.000,00 |
| INSS patronal (empresa) | R$ 1.000,00 (20%) | R$ 0,00 |
| INSS retido (prestador) | R$ 550,00 (11%) | R$ 0,00 (PJ recolhe) |
| IRRF estimado | ~R$ 505,64 | ~R$ 75,00 (1,5%) |
| ISS (2%) | R$ 100,00 | R$ 100,00 (na NF) |
| Custo total para empresa | R$ 6.000,00 | R$ 5.000,00 |
| Prestador recebe líquido | ~R$ 3.844,36 | ~R$ 4.825,00 |
Conclusão
Para contratações recorrentes, a NFS-e (via PJ) é mais vantajosa financeiramente e operacionalmente. O RPA deve ser reservado para situações pontuais com profissionais que não possuem CNPJ. Em ambos os casos, é fundamental manter a documentação organizada e as retenções corretas para evitar problemas fiscais.
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