Documentos
Documentos de prestadores centralizados, com solicitação e controle de vencimento
Cada prestador tem um dossiê: o que já foi entregue, o que está pendente, o que vence nas próximas semanas — e quem enviou cada arquivo, em que data.
- Dossiê único e completo
- Por prestadorDossiê único e completo
- Documento que vence é avisado
- Com validadeDocumento que vence é avisado
- Pedido com prazo e status
- SolicitávelPedido com prazo e status
- Quem enviou, quando e qual versão
- RastreávelQuem enviou, quando e qual versão
A pasta compartilhada não sabe o que está faltando
Documento de prestador raramente some. O que falta é saber o que deveria existir e não existe. A pasta compartilhada guarda muito bem o que foi enviado; ela é incapaz de dizer que o contrato social do prestador novo nunca chegou, ou que a certidão negativa daquele fornecedor venceu em agosto.
O Afflux trata documento como uma expectativa, não como um arquivo. Você define quais tipos de documento aquele prestador precisa ter, o sistema mostra o que falta e permite solicitar com prazo. O prestador recebe o pedido no portal, anexa, e o status muda sozinho.
Documentos com data de validade — certidões, apólices, procurações, alvarás — ganham um segundo ciclo de vida: eles vencem, e o vencimento aparece no painel antes de virar problema.
Como funciona
Do que falta ao arquivado
O documento percorre um caminho com estados, e não uma caixa de entrada.
- 1
Defina os tipos exigidos
Contrato social, cartão CNPJ, certidões, comprovante bancário, apólice — cada tipo com validade e obrigatoriedade próprias.
- 2
Solicite o que falta
A solicitação vai ao portal do prestador com prazo. Ele anexa lá; ninguém precisa perseguir o arquivo por e-mail.
- 3
Confira e aceite
O documento entra vinculado ao prestador e ao tipo. Quando exige assinatura, segue para o fluxo de assinatura eletrônica.
- 4
Acompanhe a validade
Documento com data de validade entra na régua de vencimento. Antes de vencer, ele aparece no painel do que exige ação.
Dossiê por prestador
Tudo de um prestador em uma tela, não em seis lugares
Contrato assinado, documentos de habilitação, comprovantes bancários, certidões e anexos de nota ficam no mesmo lugar, ligados ao cadastro. Quando alguém do jurídico pede “tudo do fornecedor X”, a resposta é uma tela, não uma varredura em e-mail, Drive e WhatsApp.
E o dossiê é por organização. O mesmo CNPJ atendendo três empresas tem três dossiês independentes — o que uma contratante pediu não aparece para a outra, e cada uma mantém a sua própria exigência documental.
- Documentos, contratos e anexos ligados ao cadastro do prestador
- Tipos de documento configuráveis por organização
- Versão anterior preservada quando um documento é substituído
- Busca por prestador, por tipo de documento e por status
Dossiê — Vértice Engenharia
8 documentos · 1 pendente · 1 a vencer
Contrato social
Enviado em 14/02/2026 · sem validade
Certidão negativa federal
Válida até 20/10/2026
Apólice de responsabilidade civil
Solicitada em 28/09 · prazo 10/10
Comprovante bancário
Enviado em 14/02/2026
O que falta aparece junto com o que existe — essa é a diferença.
Solicitação com prazo
Pedir documento deixa de ser cobrança pessoal
Solicitar um documento por e-mail cria uma dívida de acompanhamento: alguém precisa lembrar de conferir se veio, e cobrar de novo se não veio. A solicitação estruturada transfere esse acompanhamento para o sistema — o pedido tem prazo, status e destinatário, e fica visível para os dois lados.
Para o prestador, o efeito é o mesmo em direção oposta: ele não precisa procurar em qual e-mail estava o pedido. Abre o portal e vê o que a contratante espera dele.
- Solicitação com tipo, prazo e observação
- Status visível para a empresa e para o prestador
- Envio pelo portal, sem anexo em e-mail
- Histórico da solicitação preservado depois do atendimento
Solicitações abertas
6 pendentes em 4 prestadores
Apólice — Vértice Engenharia
Prazo 10/10 · solicitada há 4 dias
Certidão municipal — Carla Nunes
Prazo 30/09 · vencida há 2 dias
Cartão CNPJ — Northwind Design
Enviado hoje · aguardando conferência
Validade
O vencimento aparece antes de virar problema
Certidão vencida costuma ser descoberta no pior momento: na hora de pagar, de renovar um contrato ou de responder a uma auditoria. Como cada tipo de documento carrega a própria regra de validade, o Afflux consegue antecipar — o painel mostra o que vence nas próximas semanas, por prestador.
Isso muda a natureza do trabalho: em vez de conferir tudo periodicamente, a equipe trata uma fila curta do que realmente exige ação.
- Validade por tipo de documento, não uma regra única
- Painel do que vence nos próximos dias, ordenado por urgência
- Substituição mantém o histórico da versão anterior
- Documento vencido sinalizado no dossiê do prestador
Armazenamento e acesso
Onde os arquivos ficam e quem consegue abri-los
Documento de prestador carrega dado pessoal e societário. O tratamento acompanha isso.
Acesso por permissão e escopo
Quem vê o dossiê é quem tem permissão de documento e alcança aquele prestador. Um gestor de carteira não abre o dossiê de fornecedor fora do escopo dele.
Trilha de auditoria
Envio, substituição e exclusão entram na trilha imutável com autor e horário — inclusive quando a ação vem de uma rotina automática.
Buckets separados por natureza
Documento, nota fiscal, comprovante de pagamento e imagem de evento ficam em áreas distintas de armazenamento, cada uma com a própria regra de acesso.
Tipos configuráveis por empresa
O que uma construtora exige não é o que uma agência exige. A lista de tipos de documento é cadastro da organização, não uma tabela fixa do produto.
Validação pública de assinatura
Documento assinado no Afflux pode ser conferido por qualquer pessoa numa página pública, sem login — útil quando um terceiro precisa checar autenticidade.
Encerramento sem apagar o passado
Encerrar o relacionamento suspende o acesso do prestador, mas o dossiê permanece. Auditoria pergunta pelo que aconteceu, não pelo que ainda está ativo.
Perguntas frequentes
Quais documentos eu consigo exigir de um prestador?
Os tipos são cadastro da sua organização — você define a lista. Os mais comuns são contrato social, cartão CNPJ, certidões negativas, comprovante de conta bancária, apólice de seguro e o próprio contrato de prestação. Cada tipo pode ser obrigatório ou não, ter validade ou não, e exigir assinatura ou não.
O prestador consegue enviar documento sem ter login?
O envio pelo portal exige acesso, que é um convite opcional. Para prestadores sem acesso, alguém da sua equipe anexa o documento no dossiê — o cadastro e os documentos existem independentemente de o prestador ter conta na plataforma.
Como funciona o aviso de vencimento?
Documentos com data de validade entram numa fila de vencimento que aparece no painel de quem cuida de cadastro e documento. O foco é antecipar: o objetivo é que a certidão seja renovada antes de vencer, não que o vencimento seja descoberto depois.
E se o documento precisar ser assinado pelas duas partes?
Ele segue para o fluxo de assinatura eletrônica, com os signatários definidos. A assinatura tem validade jurídica pela Lei 14.063/2020 e não é cobrada por envelope, então exigir assinatura em mais documentos não aumenta o custo.
Existe limite de armazenamento?
Os planos dimensionam o volume da operação. Documentos de prestador — PDFs de poucos megabytes — raramente são o fator limitante; na prática o que dimensiona é a quantidade de prestadores e de notas processadas por mês.
Continue por aqui
Funcionalidades ligadas
Para a sua área
Descubra o que está faltando no seu dossiê hoje
Mostramos como ficaria a exigência documental da sua operação — com os seus tipos de documento, as suas validades e o seu volume de prestadores.